办展流程

办展流程


1、市场考察

主办方应在举办灯展前对当地的市场作充分考察分析,包括:有没有适当的场地,交通情况,供电情况,当地及周边群众的消费水平、生活习惯及喜好,当地及周边以前是否举办过灯展,灯展效果,什么样的灯展能更符合市场需求受群众喜爱等等,才能对举办灯会有个初步的构想和方向。



2、收入预测

(1)门票收入

(2)灯会总冠名收入

(3)灯组冠名收入

(4)综合经营收入(如:场地摊位出租、商品经营等)

(5)展会内各类广告收入

(6)其它因地制宜的综合利用开发收入


3、支出预测及资金使用比例建议

(1)灯组制作占总投入的60%

(2)各种媒体宣传占投入的30%(包括新闻发布会、海报、招商广告、门票等)

(3)综合管理成本占投入的10%(包括人员经费、办公费、保卫、对外交流接待、杂支等)


4、确定举办灯展

确定灯展主题、开展时间、地点


5、资金筹备

(1)主办者直接投入

(2)多方合作、共同出资


6、组建灯展项目团队

整个灯展项目需以下六个基本功能组,并任命项目总负责人总指挥

(1)策划组:负责整个灯展活动的策划及监督协调

(2)艺术组:负责把控整个灯展的灯组设计、布局、及灯组质量

(3)商务组:负责招商与合作,各种媒体宣传及广告投放,及与政府联系取得相应许可证

(4)财务组:负责财务记录,支出管理和票务管理,

(5)后勤组:人员差旅、供给等日常工作及灯展期间的材料保管

(6)保卫组:负责整个灯会的安全保卫工作


7、委托专业彩灯公司规划设计并制作安装

(1)策划和设计:

彩灯公司与主办方艺术组对接,根据主办方提供的主题及相关资料,结合举办地的民俗,地域文化,按投资规模,进行合理设计,制定涵盖交通管理、消防、安保、紧急疏散等考虑的详细的总体规划。

(2)制作及安装:根据双方签定的合同,彩灯公司制定详细并严格的生产计划,确保质量,如期发货并在展会现场完成安装。

(3)亮灯验收:安装完成后,整个灯展亮灯试运行,主办方检查无误后再验收通过


8、现展准备

在彩灯生产期间,彩灯公司会根据展会场地情况提出展出所需设备材料清单供主办方准备


9、广告招商

在彩灯生产期间,广告招商等活动全面启动


10、展出

展出前,有关部门要做出安保及消防预案,在展会期间消除事故隐患。另外彩灯公司提供守展技术人员以确保灯组安全


11、拆展

灯展结束后,彩灯公司将所有灯组拆除,恢复现场原貌,拆除灯组可进行单个销售或二次展出,可与彩灯公司商定二次安装维护方案